Организацията и управлението на проекта ще се осъществява от сформиран екип по проекта, включващ ръководител, координатор и счетоводител. Целта е управление на проекта, координиране на работата на екипа за управление на проекта, както и постоянно отчитане реализацията на дейността. Всички предвидени длъжности по проекта, са резултат от преценката на Бенефициента за нуждите му спрямо характера и мащабите на дейността. Предвидените длъжности не се дублират по никакъв начин, като за всеки член на екипа са планирани различни и специфични задължения и отговорности. Работата на всеки представител на екипа ще допринесе за постигане на общите и специфични цели по проекта, както и за достигане на предвидените индикатори. Бенефициентът ще сключи договори/ допълнителни споразумения с лицата, като за всяка отделна позиция е предвидено да има задание/длъжностна характеристика за изпълнение на длъжността. През цялото времетраене на проекта екипът по проекта ще провежда екипни срещи, на които ще се обсъжда текущото изпълнение, евентуални трудности и проблеми при реализация на дейността. Ще подготвя доклади по проекта /съгласно изискванията на Управляващия орган/, като следи за постигане на заложените индикатори. Екипът ще изготвя междинни технически и финансови отчети, а в края на проекта ще бъдат изготвени окончателен технически и финансов отчет. Екипът следи за прецизното оформяне на всички приложими документи, съгласно указанията в Ръководството за бенефициенти по Схемата.
В управлението на проекта ще се включат Ръководител проект, Координатор и Счетоводител на проекта. Работните взаимоотношения с лицата ще се уредят в съответствие с насоките за кандидатстване по схемата – съобразени с Методологията за регламентиране на възнагражденията по Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси 2014 2020“. Документацията, необходима за управление и отчитане на дейностите по проекта щe се създава и съхранява в посочените от българското и общностното законодателство начини и срокове. Всички документи щe се изготвят, поддържат и използват в съответствие със Закона за защита на личните данни. Основните задължения на екипа са следните:
- Ръководител проект - ще отговаря за цялостното управление, организация и координация на дейностите по проекта. Организира и контролира работата на останалите членове на екипа. Разпределя задачите в рамките на екипа. Следи за координация и комуникация с Управляващия орган. Отговаря за изготвяне и предаването на отчетните документи от страна на бенефициента до Управляващия орган на ОП „РЧР”.
- Координатор проект - Осигурява административна подкрепа на проектния ръководител по изпълнение на проекта. Събира и обобщава информация по Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси”. Участва в изготвяне на документитацията и провеждане на тръжните процедури за избор на външни изпълнители по проекта, изготвяне и предоставяне на отчетните документи от страна на бенефициента до Управляващия орган на ОП „РЧР”.
- Счетоводител на проекта – Отговаря за финансовата отчетност на проекта, съгласно изискванията на Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси” и националното законодателство. Прилага механизми за контрол върху изпълнението на възложените дейности, по отношение на финансовите му аспекти. Извършва плащания по проекта, осчетоводява всички приходи и разходи съобразно бюджета на проекта. Завежда каса, банкови операции, следи за точното разходване на средствата, както и документирането им, съгласно одобреният бюджет и изискванията на УО.
Разходът за екипа по управление на проекта е заложен в б. перо Разходи за организация и управление по проекта и е в размер на 10 % от стойността на преките разходи по проекта.
Резултат: Успешно изпълнение на планираните дейности, постигане на заложените индикатори. Утвърждаване на принципа на екипната работа при реализация и управление на проекта. Сформиран екип от три лица, пряко отговорни за реализацията на проекта.